I livelli di gestione. Siamo. Uccidere. Voi.
Almeno, è così che ti sei sentito riguardo alle esasperanti modalità burocratiche della tua azienda fino alla lettura di questo articolo.
Questo perché si scopre che l'impatto è persino peggiore di quanto pensassi (come il burro sui popcorn del cinema).
Nuova ricerca riportata in Harvard Business Review rivela la profondità del danno che la tua azienda lenta e atrocemente burocratica sta lasciando sulla sua scia ingombrante. Innanzitutto, alcuni risultati che ti aspetteresti:
- La burocrazia si espande, non si contrae. Due terzi degli intervistati hanno affermato di averne sperimentato di più negli ultimi anni rispetto a meno.
- Siamo tutti in fondo a una torta a strati. L'intervistato medio alla ricerca ha affermato di avere più di 6 livelli di gestione sopra di loro.
- La burocrazia porta ad attività di succhiamento del tempo senza valore aggiunto. In media, si perde un sorprendente giorno alla settimana 'alimentando la macchina'.
- La burocrazia uccide la velocità. I due terzi sono d'accordo con questo e spara fino all'80% nelle grandi organizzazioni (oltre 5.000 dipendenti).
- La burocrazia produce uno sguardo all'interno dell'ombelico (rispetto al focus esterno). Come indicato dalla ricerca, 'Gli intervistati trascorrono il 42% del loro tempo su questioni interne: risoluzione di controversie, risorse, risoluzione di problemi relativi al personale, negoziazione di obiettivi e altri noiosi compiti domestici'.
- La burocrazia soffoca l'innovazione. 'Il novantasei percento degli intervistati che lavorano in aziende con più di 1.000 dipendenti ha affermato che non era 'facile' o 'molto difficile' per un dipendente in prima linea lanciare una nuova iniziativa'.
Ora, per la parte sorprendente:
Nelle organizzazioni burocratiche, le persone più vicine al cliente si sentono meno responsabilizzate.
Giusto. Coloro che lavorano nel servizio clienti, nelle vendite, nella ricerca e sviluppo, nella produzione e nella logistica, probabilmente i dipendenti che devono essere i più reattivi, hanno riferito di sentirsi i più gravati da una mancanza di responsabilizzazione.
Questo è un problema.
E quale ha indicato la ricerca è la causa principale di tutte queste vesciche indotte dalla burocrazia?
Senior manager riluttanti a cedere potere e controllo. Un fallimento nel conferire potere e autonomia.
Se sei un manager sufficientemente anziano che non riesce a dare potere o un dipendente che non lo riceve, ecco un aiuto.
Prendere l'iniziativa di sviluppare un 'Accordo per l'autonomia'. È un documento o una discussione che formalizza le regole di ingaggio e funzionamento nella consegna del potere, rendendo l'empowerment più comodo e chiaro per il donatore e ricevitore.
L'accordo si compone di tre parti:
1. Costruzione.
Qui si delineano le aspettative per il lavoro associato alle attività autorizzate. Concordi sul lavoro specifico da svolgere, sugli obiettivi, sui traguardi e sulle misure di successo. Stabilisci anche parametri chiari intorno alla portata dell'autonomia data.
I parametri riducono notevolmente la probabilità che il manager si preoccupi del fatto che il potere vada troppo lontano e oltrepassi la sua autorità decisionale.
2. Considerazione.
Questa parte dell'accordo prevede che il delegato tenga informato il delegante lungo il percorso. Il delegante sarà quindi in grado di eseguire il backup delle decisioni del dipendente, se necessario, e rispondere meglio alle richieste della sua catena di comando.
I manager informati sono anche manager meno nervosi e saranno meno tentati di intercedere.
3. Consultazione.
Questa parte finale dell'accordo enuncia le decisioni che richiederanno una specifica consultazione da parte del delegante. I manager devono essere coraggiosi nello spingere l'autorità a prendere decisioni all'interno dell'organizzazione pur avendo un meccanismo per dare il loro contributo se è veramente necessario.
La consultazione consente inoltre ai dipendenti di esercitarsi nel prendere decisioni difficili o vitali, aumentando al contempo la qualità della decisione e la fiducia in se stessi che ne derivano. La chiave qui è partire da un punto di essere coraggiosi ed essere molto selettivi nel valutare quali situazioni richiedono veramente un consulto.
La burocrazia è l'assassino non così silenzioso in un'organizzazione. Attaccalo in modo pragmatico ma profondo e libera il massimo potenziale della tua organizzazione.
