Proposte commerciali

Una proposta commerciale è un documento scritto inviato a un potenziale cliente al fine di ottenere un lavoro specifico. Le proposte possono essere sollecitate o meno. Un cliente può semplicemente richiedere una proposta su un progetto nel corso di una chiamata di vendita dicendo: 'Sai, sembra interessante. Perché non mi mandi una proposta su questo». In altri casi la proposta può essere una sollecitazione formale, solitamente chiamata RFP (richiesta di proposta). Anche le RFP sono quasi sempre documenti. Specificano il prodotto o servizio da fornire, le qualifiche richieste e la scadenza per la presentazione. Le proposte sollecitate, ovviamente, significano che il cliente ha già deciso di effettuare un acquisto. Resta da fare solo la selezione di un venditore. Una proposta non richiesta, al contrario, è spesso una presentazione di vendita vestita con un altro mantello, ma la proposta è specificamente finalizzata a un'attività ben definita e limitata. Un esempio di proposta non richiesta è la presentazione della bozza di un libro a un editore, sostenendo la popolarità dell'argomento, la novità dell'approccio e i meriti dell'autore.

Le proposte commerciali devono essere distinte da stime . In molti campi in cui è attiva la piccola impresa, i preventivi hanno lo stesso scopo di una proposta. Sono il documento che sancisce la vendita di un lavoro di copertura o di pavimentazione o un servizio mensile di pulizia della casa. Ma dove vengono utilizzate le stime, vengono stabilite anche le qualifiche del venditore e il suo metodo per svolgere il lavoro, ma con altri mezzi, in genere tramite un colloquio o una chiamata di vendita. A volte si presume che il venditore sia adatto al lavoro perché l'azienda gode già di una buona reputazione. Le proposte, d'altra parte, di solito comportano servizi una tantum complessi o insoliti come l'abbellimento di un parco, la perizia di un mercato o la costruzione di una raffineria. In questi casi l'approccio al lavoro, il design, l'implementazione, il programma e persino l'estetica richiedono più di una semplice stima in dollari.

Molte imprese di servizi operano interamente su proposta. In altri casi a volte è richiesta una proposta, a volte no. In campi altamente tecnici, la proposta può essere riempita con elenchi a secco di specifiche tecniche e/o dettagli di processo. Ma è fondamentale ricordare che le proposte sono sempre prima di tutto documenti di vendita .

ELEMENTI DELLA PROPOSTA COMMERCIALE

Nella maggior parte dei settori le proposte hanno un formato ben definito specifico per il settore. Esempi potrebbero essere la fornitura di servizi di cablaggio elettrico a un grande grattacielo o le fondamenta versanti per uno sviluppo suburbano. In tali casi l'offerente dovrebbe prima ottenere vecchie proposte e seguire la struttura tipicamente utilizzata dal suo commercio in quel mercato. In professioni come l'architettura e l'architettura del paesaggio, una presentazione visiva, a volte anche un modello, è fondamentale per la vendita. Lo stesso vale per una proposta pubblicitaria. In queste tre aree, ce ne sono anche altre, la presentazione vera e propria è solitamente un incontro. Qualsiasi documento è integrativo e tende a riassumere la presentazione con ulteriori c.d. 'targa caldaia', cioè dettagli amministrativi.

Quella che segue qui è una discussione di proposte più generali, solitamente associate a studi, indagini o attività di servizio (ad esempio, servizi di protezione per un complesso di magazzini). In tali proposte si applica la seguente struttura generale.

Tutte le proposte hanno almeno due parti distinte: una lettera di presentazione e il documento della proposta stessa. Inoltre, a volte, possono essere fornite una o più appendici con tabelle, grafici, fotografie, mappe e così via. Brevi proposte, a volte note anche come 'proposte di lettere', combinano i primi due pezzi in un'unica presentazione di solito di un massimo di sei-otto pagine.

Il lettera di presentazione funge da documento di trasmissione. Molti offerenti usano anche la lettera di accompagnamento per fornire l'essenza della proposta in forma molto abbreviata, evidenziare le qualifiche dell'offerente, nominare il prezzo e chiedere l'ordine.

Il documento di proposta di solito ha la seguente struttura:

Pagina del titolo. Questa parte in genere include il tuo nome e il nome della tua azienda, il nome della persona o dell'azienda a cui viene presentata la proposta e la data di presentazione.
Sommario. Sebbene di solito non siano necessari per proposte più brevi, a volte vengono utilizzati per proposte formali complesse. Nei casi in cui diversi dipartimenti del cliente esamineranno separatamente parti del documento, il sommario è un mezzo utile per guidare rapidamente il lettore su argomenti come Elettrico, Strutturale, Riscaldamento e Raffreddamento (in un progetto di costruzione) ' o Cibo Servizi, Musica, Spettacolo, Servizi di trasporto (in un progetto per organizzare un festival).
Sintesi. Un riassunto può essere incluso qui o può essere trasmesso nella lettera di accompagnamento.
Dichiarazione del problema/problema/lavoro. Questa sezione ripete, in modo riformulato, gli obiettivi e gli obiettivi del cliente così come interpretati dall'offerente. Includere questa riformulazione del problema è utile per mostrare al cliente che l'offerente comprende correttamente il problema.
Approccio. In questa sezione l'offerente riassume il suo approccio proposto per risolvere il problema del cliente o svolgere il compito necessario. L'approccio proposto è spesso la chiave per vincere il lavoro, se il prezzo è giusto, perché mostra mezzi, modi di pensare o tecniche unici, perché risolveranno il problema e perché sono superiori alle alternative. La sezione non deve essere dettagliata. I dettagli sono lasciati alla Metodologia. Ma presenta gli elementi strategici della proposta e argomenta a loro favore.
Metodologia. Questa sezione sviluppa in dettaglio come sarà realizzato l'Approccio. Il livello di dettaglio dovrebbe essere appena sufficiente per trasmettere al cliente in modo convincente ciò che accadrà senza rimanere impigliato nelle minuzie.
Qualifiche dell'offerente. La sezione presenta la documentazione del motivo per cui questo offerente dovrebbe essere scelto sulla base delle qualifiche, della storia passata e del successo di lavori simili in passato.
Programma e benchmark. Gli elementi principali del lavoro sono qui visualizzati in base a una linea temporale. Se necessario, vengono identificati benchmark specifici per indicare il raggiungimento di obiettivi intermedi.
Proposta di costo, scadenze di pagamento e questioni legali. L'offerente conclude presentando il prezzo in modo tanto dettagliato quanto richiesto nella RFP. È sempre opportuno individuare in modo specifico quando l'offerente si aspetta di ottenere pagamenti parziali man mano che il lavoro procede. Se sono coinvolte questioni legali, possono essere inserite qui. Se sono lunghi, potrebbero meritare una sezione a parte.

PROPOSTE DI SUCCESSO

Le proposte di successo sono, soprattutto, ciò che i clienti descrivono come 'reattive', nel senso che l'offerente ha svolto i compiti a casa, ha familiarità con le esigenze e le aspirazioni del cliente e ha risposto con attenzione a tutti gli aspetti di una richiesta di offerta. La reattività è in definitiva molto più importante, a parità di altre condizioni, dell'attrattiva visiva della presentazione o persino della fluidità della sua scrittura. Una proposta bella e ben scritta che manca o ignora gli elementi chiave del progetto del cliente perderà in una proposta noiosa che è altrimenti reattiva. Scrivendo nel Giornale di affari di Los Angeles , Sharon Berman ha osservato che 'Fare i compiti e fare i preparativi necessari può fare la differenza. Ciò è particolarmente importante alla luce dell'enorme tempo e impegno necessari per elaborare una proposta professionale.' Incontrare in anticipo i decisori chiave e porre domande approfondite per determinare esattamente cosa stanno cercando è una preparazione minima. Inutile dire che un prezzo competitivo è invariabilmente la determinante finale tra contendenti alla pari.