Anche se la tua vita personale è perfettamente organizzata, non è sempre facile trasferire queste abilità alla tua vita lavorativa. Che tu sia un imprenditore, un libero professionista o un dipendente, l'organizzazione del lavoro è fondamentale per l'efficienza, il risparmio di tempo e il rispetto delle scadenze.
Più sei organizzato, più semplice sarà il tuo lavoro.
Se le tue capacità organizzative sono attualmente piuttosto patetiche, questi cinque suggerimenti ti aiuteranno ad andare avanti oggi:
1. Inizia con carta e penna
Esistono milioni di strumenti digitali nel mondo che aiutano le persone a gestire la propria vita lavorativa. Se ne hai uno che vuoi provare, è fantastico, ma se sei nuovo nel mondo dell'organizzazione, è una buona idea iniziare con carta e penna.
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Perché? Poiché sono poco costosi, probabilmente li hai a portata di mano in questo momento e ti aiuteranno ad andare avanti.
Se inizi la tua ricerca per una migliore organizzazione leggendo articoli online sui migliori widget organizzativi e opzioni di notifica, ti perderai nei dettagli e non inizierai mai a organizzare. La cosa migliore è capire come organizzi le cose e poi trovare uno strumento che ti permetta di farlo, piuttosto che cercare di adattare lo strumento dall'inizio.
2. Abbraccia le liste
Quando stai appena iniziando a organizzarti, devi completare un sondaggio totale delle lamiere che girano, oltre a quali attività devi lavorare per andare avanti.
Le liste sono un ottimo modo per iniziare. Gli elenchi ti tolgono tutto dalla testa e liberano spazio nel cervello per compiti più complicati lungo la strada.
Se provi a mettere tutto in un'unica lista, probabilmente ti sentirai sopraffatto e vorrai smettere. Un piano migliore è iniziare con categorie ampie.
Ad esempio, potresti avere 'Da fare oggi', 'Da fare questa settimana' e 'In corso a lungo termine'. Quindi, potresti avere categorie per tutti i principali progetti che sono imminenti o in corso.
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Una volta che hai le tue categorie, inizia a elencare elementi più granulari. L'elenco delle cose da fare di oggi potrebbe includere il controllo dello stato con un collega, l'invio di e-mail a un altro dipartimento per vedere cosa sta succedendo con un rapporto e l'invio di un estratto conto, ad esempio.
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Quando suddividi le attività nei tuoi progetti, potresti essere in grado di suddividerle in attività che alla fine migreranno negli elenchi di attività di oggi o di questa settimana.
3. Abbraccia le priorità
Una volta che hai una buona idea di cosa stai succedendo, il passo successivo è capire cosa deve succedere immediatamente.
Spesso è una buona idea organizzare il tuo programma quotidiano in modo da offrirti pause naturali e cambiamenti nell'attenzione per rinfrescare la mente. Ad esempio, potresti programmare un'ora per pulire le scartoffie dalla scrivania e poi recarti in un altro reparto per controllare lo stato di un articolo.
Molti professionisti altamente organizzati scelgono tre cose dalle loro liste di cose da fare da realizzare in questo momento e poi ne scelgono altre tre quando sono finite. Questo aiuta a tenerli in movimento senza essere sopraffatti dalla quantità di articoli.
4. Scegli un orario per organizzare il domani
Cosa ti fa sentire bene della tua giornata? Ti senti meglio sapendo che puoi entrare nel lavoro e tuffarti direttamente in un progetto che ha bisogno di molta concentrazione e attenzione per prima cosa?
Quando sai come vuoi iniziare la giornata, puoi scegliere quando prendere l'abitudine di organizzare. Di solito, è meglio l'inizio o la fine della giornata.
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Le persone a cui piace organizzare all'inizio della giornata spesso vogliono iniziare con un obiettivo chiaro o un compito facile o due, mentre coloro a cui piace organizzare alla fine della giornata vogliono la sensazione di lasciare il lavoro al lavoro ed essere pronti per domani.
5. Premiati per il successo
Se vuoi creare un'abitudine, devi premiarti per il tuo successo. Per alcune persone, semplicemente cancellare gli elementi dalla loro lista di cose da fare è una ricompensa sufficiente; per altri, una pausa extra o un buon caffè al mattino come ricompensa per aver fatto le cose in modo più efficiente potrebbe funzionare.
Dovresti scegliere qualcosa che ti faccia sorridere e sentire che stai facendo qualcosa di buono affrontando il tuo lavoro in modo più organizzato.
Si sente spesso dire che gli imprenditori sono troppo impegnati per organizzarsi. La verità è che chiunque può organizzare il proprio lavoro, e più sei organizzato, meno ti sentirai impegnato. Potresti avere molto da fare, ma quella sensazione di essere fuori controllo e di spegnere costantemente gli incendi svanirà, permettendoti di concentrarti sugli aspetti della tua attività che contano di più per te.
Quali trucchi e suggerimenti offrite alle persone che solo ora stanno cercando di organizzarsi?
