Ci siamo passati tutti: perdere tempo prezioso in una riunione che non sta andando da nessuna parte velocemente.
Ci sono molte ragioni per cui questo accade, ma spesso si tratta di una mancanza di preparazione. Pensaci: puoi inviare un'agenda in anticipo, puoi fornire tutte le risorse di cui il tuo team ha bisogno per una riunione produttiva, ma questo non servirà a nulla a meno che le persone non si prendano del tempo per rivedere e pensare le cose in anticipo.
L'idea che la tua gente si prepari bene prima di ogni riunione è fantastica, ma siamo realisti: semplicemente non accadrà.
Ed è questo che rende la seguente tattica un tale punto di svolta.
Una tattica di Bezos: inizia con il silenzio
Ho appreso per la prima volta di questo metodo dal fondatore e CEO di Amazon Jeff Bezos, in a intervista ad ampio raggio ha consegnato alcuni anni fa.
Mi piace chiamarlo: avvio silenzioso.
Come funziona?
Nei verbali di apertura di alcune riunioni, prima dell'inizio di qualsiasi discussione, Bezos e il suo team di dirigenti senior leggono i promemoria stampati in totale silenzio. (È noto che i promemoria raggiungono fino a sei pagine e l'avvio silenzioso può durare fino a 30 minuti.) Durante questo periodo, il moderatore e i partecipanti esaminano attentamente. Scrivono note ai margini.
Ma la cosa più importante, loro pensare.
'Per i nuovi dipendenti, è una strana esperienza iniziale', afferma Bezos. 'Semplicemente non sono abituati a stare seduti in silenzio in una stanza e a studiare in sala con un gruppo di dirigenti'.
Bezos dice che questo esercizio comunitario ha uno scopo meraviglioso: assicura un'attenzione indivisa da parte di tutti i presenti. Inoltre, aiuta a preparare meglio coloro che conducono tali discussioni, grazie all'abilità e al pensiero focalizzato necessari per mettere insieme questi promemoria in primo luogo.
'Le frasi complete sono più difficili da scrivere', spiega il famoso fondatore. 'Hanno verbi. I paragrafi hanno frasi di argomento. Non c'è modo di scrivere un promemoria di sei pagine strutturato in modo narrativo e non avere un pensiero chiaro.'
Se temi che iniziare una riunione con un lungo periodo di silenzio sia controproducente, ti posso assicurare che non lo è. Ho usato questo metodo nelle mie riunioni e in effetti salva tempo nel lungo periodo. Le basi per gli incontri vengono poste in tempo reale, iniziando tutti, beh, sulla stessa pagina. Se il promemoria iniziale è fatto correttamente, fornisce una direzione reale e aiuta a ridurre le incomprensioni.
Ma soprattutto, l'avvio silenzioso offre alle persone ciò di cui hanno più bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro:
Tempo.
Il pensiero focalizzato e la riflessione estesa possono portare a scoperte profonde. Il problema è che, con le caselle di posta piene e i calendari sovraprogrammati, molti semplicemente non si prendono il tempo per questo prezioso esercizio.
Ma questo piccolo investimento di pochi minuti può produrre enormi dividendi, sotto forma di discussioni più significative e collaborazione ispirata. Può trasformare le riunioni da un male doloroso e necessario a uno scambio più aperto, piacevole e produttivo: il luogo dove nascono o si affinano le grandi idee.
Vorresti offrirlo a il tuo squadra o organizzazione?
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Quindi potresti considerare di dare ad alcuni dei tuoi prossimi incontri un inizio silenzioso.
