Poche persone possono dire di non aver mai perso il controllo della propria casella di posta. Anche se sei più di un posta in arrivo zero devoto, c'è una buona possibilità che ti ritrovi con una casella di posta allagata quando torni dalle vacanze o hai bisogno di andare a capofitto su un progetto per alcuni giorni.
In poche parole, lasciare le e-mail dove arrivano fa perdere tempo. voi perdere 27 minuti ogni giorno rileggere le email che stanno languendo nella tua casella di posta perché non puoi fare a meno di leggere ciò che vedono i tuoi occhi.
Una casella di posta piena crea anche più distrazioni. Gli studi suggeriscono che ci vuole 23 minuti per tornare al tuo compito originale una volta interrotto. Inoltre, le caselle di posta piene creano confusione visiva, che esaurisce la tua energia cognitiva.
Per cancellare la tua casella di posta, puoi aspirare a rivedere ogni email individualmente. Tuttavia, ci vorrebbero ore se dedicassi solo un minuto a ciascuna e-mail. L'alternativa è altrettanto rischiosa: potresti spostare tutte le e-mail in una cartella catch-all o eliminarle tutte e rischiare di perdere una nota importante.
Tuttavia, attraverso il mio lavoro di coaching e formazione, ho identificato sei ricerche che identificano le email che hanno molte meno probabilità di richiedere un'elaborazione individuale. Usando queste ricerche, puoi spostare centinaia, se non migliaia, di email dalla tua casella di posta in pochi minuti, lasciando quelle che hanno maggiori probabilità di richiedere una revisione individuale.
Prima di poter sfruttare queste sei ricerche, è necessario creare due cartelle di posta elettronica. Innanzitutto, crea 'Archivio' in Outlook o 'Tutti i messaggi' in Gmail, quindi crea 'Letture', indipendentemente dal servizio di posta elettronica utilizzato. Dopo averlo fatto, ecco sei ricerche che puoi utilizzare per identificare le e-mail che non potrebbero giustificare l'elaborazione individuale.
1. Sposta tutte le email più vecchie di 7 giorni in Archivia/Tutti i messaggi
PER Studio 2018 di 1.200 consumatori ha scoperto che solo il 13% dei clienti e meno dell'1% dei colleghi si aspetta una risposta a un'e-mail dopo 2 giorni. Ci sono poche possibilità che il mittente di un'e-mail vecchia di una settimana si aspetti ancora una risposta. Per rimuovere più messaggi di posta elettronica, impostalo su cinque o anche tre giorni.
Isola queste email utilizzando queste sequenze di ricerca e poi spostale in Archivia/Tutti i messaggi:
Venere in terza casa
- Gmail: in:inbox precedente_di:7d
- Outlook: ricevuto:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Sposta tutte le email su cui sei registrato e che sono più vecchie di 3 giorni in Archivia/Tutti i messaggi
Quando si riceve un messaggio di posta elettronica in cc, ci sono meno possibilità che tu debba rispondere se non l'hai già fatto. Trova queste email utilizzando le seguenti sequenze di ricerca e poi spostale in Archivia/Tutti i messaggi.
- Gmail: cc:me più vecchio di:3d
- Outlook: cc: la tua email, ricevuta:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Sposta le email che non contengono il tuo nome e sono più vecchie di 3 giorni in Archivia/Tutti i messaggi
Le email che non includono il tuo nome hanno meno probabilità di richiedere la tua risposta. Alcune e-mail (ad esempio, indirizzate a un team o iniziate con 'Ciao a tutti') potrebbero richiedere la tua risposta, ma accoppiando il criterio del nome mancante con un criterio di 3 giorni fa, puoi ridurre il rischio di perdere qualcosa di importante.
- Gmail: -matt old_than:3d
- Outlook: NON opaco ricevuto:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Sposta tutte le email di newsletter e mailing list nella cartella Letture
Non devi leggere una newsletter. Spostali nella cartella Letture e imposta regole/filtri per indirizzarli lì automaticamente in futuro.
Non esiste un modo perfetto per trovare queste email, ma puoi utilizzare questa ricerca e la successiva per ottenerne la maggior parte:
- Gmail: in:inbox label:^unsub
- Outlook: annulla l'iscrizione OPPURE 'rinuncia'
5. Spostare le email rimanenti della mailing list in Letture cercando i termini comuni della mailing list
Dopo aver utilizzato la ricerca precedente, cerca i seguenti termini in Gmail e Outlook per trovare eventuali ritardatari: 'informativa sulla privacy' o 'Termini & Condizioni' o 'preferenze' o 'visualizza nel browser' o 'visualizza come una pagina web.'
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6. Elimina le notifiche di risposta agli inviti del calendario
Mentre le e-mail che ti informano che qualcuno può partecipare a una riunione imminente possono essere utili in questo momento, non è necessario consentire a queste e-mail di intasare la tua casella di posta quando puoi visualizzare le risposte delle persone in modo aggregato per qualsiasi riunione nell'invito stesso.
Vai avanti e isola queste email e poi cancellale:
- Gmail: da: calendar-notification@google.com
- Outlook: 'Pacific Time' (sostituisci con il tuo fuso orario). Sfortunatamente, non esiste un modo semplicissimo per isolare queste e-mail in Outlook.
Queste ricerche possono archiviare alcune e-mail che desideri siano rimaste nella tua casella di posta, ma i vantaggi superano di gran lunga il rischio. Inoltre, puoi trovare quelle e-mail nelle tue cartelle con la stessa facilità con cui avresti nella tua casella di posta.
