Ho notato di recente che la tendenza della generazione del Millennio all'elusione del telefono si sta rapidamente diffondendo a persone di tutte le età. È iniziato con gli smartphone. Gli sms sono stati sostituiti dai messaggi vocali e intere conversazioni ora avvengono con i pollici. Chiamare qualcuno è ormai diventato in basso nell'elenco delle priorità di comunicazione e persino spesso denigrato.
Certamente la comunicazione scritta ha i suoi vantaggi.
- Puoi diffondere il tuo messaggio indipendentemente dal fatto che l'altra persona sia disponibile o meno.
- Puoi rispondere senza preoccuparti dei fusi orari o dei modelli di sonno.
- Non devi perdere tempo con pettegolezzi chiacchieroni indesiderati.
Ma il telefono ha vantaggi che SMS ed e-mail non potranno mai superare. È ancora uno strumento importante per l'etichetta aziendale e dovrebbe essere considerato allo stesso modo nell'ambiente di comunicazione di oggi. Ecco 10 scenari in cui una telefonata fa il lavoro migliore.
1. Quando hai bisogno di una risposta immediata
Il problema con il testo o l'e-mail è che non sai mai quando qualcuno ti risponderà. Ti piace pensare che l'altra persona sia seduta lì ad aspettare il tuo messaggio, ma non è sempre vero. In questi giorni, quando qualcuno vede il tuo nome sul telefono che squilla, sa che stai facendo uno sforzo in più per parlare con loro. Ovviamente se sono veramente occupati, in una riunione, dormono o si nascondono da te, l'ID del chiamante gli darà una soffiata e tu passerai alla segreteria telefonica, che comunque raramente controllano. Almeno ora puoi esprimerti con emozione sincera .
Due. Quando hai complessità con più persone
Mia moglie Van ha recentemente coordinato per me un impegno all'estero e c'erano sei persone diverse in più fusi orari coinvolte nella logistica. Dopo cinque conversazioni e-mail criptiche che hanno creato ulteriore confusione, stava letteralmente urlando al computer. Infine ho suggerito una teleconferenza. In 30 minuti, tutte le domande hanno avuto risposta, tutti erano allineati e Van è passato da frustrato a sollevato. Ora è una sostenitrice del telefono appena reclutata.
3. Quando non vuoi una registrazione scritta a causa della sensibilità
Non sai mai chi vedrà un'e-mail o un SMS. È vero, le telefonate possono essere registrate... ma non legalmente nella maggior parte degli stati senza previa notifica o ordine del giudice. A meno che tu non sia assolutamente a tuo agio con il tuo messaggio che arriva nelle mani di chiunque, è meglio usare il telefono per conversazioni che richiedono discrezione.
Quattro. Quando il tono emotivo è ambiguo, ma non dovrebbe esserlo
A volte una faccina sorridente non basta per trasmettere una vera emozione. Le emoticon aiutano a inquadrare ampiamente il contesto emotivo, ma quando sono in gioco i sentimenti delle persone è meglio far loro sentire esattamente da dove vieni. Altrimenti assumeranno naturalmente il peggio .
5. Quando c'è confusione costante
Alla maggior parte delle persone non piace scrivere e-mail lunghe e alla maggior parte non piace leggerle. Quindi, quando ci sono molti dettagli che creano confusione, le telefonate funzionano in modo efficiente per portare chiarezza. Prima di tutto, puoi pronunciare circa 150 parole al minuto e la maggior parte delle persone non digita così velocemente. In secondo luogo, è possibile rispondere alle domande nel contesto in modo da non finire con una serie infinita di domande e risposte avanti e indietro.
6. Quando ci sono cattive notizie
Questo dovrebbe essere ovvio, ma purtroppo molte persone adotteranno un approccio codardo per condividere notizie difficili. Non essere una di quelle persone insensibili. Fallo per l'altra persona e non per te. Umanizzare la situazione con empatia che possono sentire.
7. Quando ci sono notizie molto importanti
Bene o male, se c'è un significato per le informazioni, il destinatario deve capire l'importanza al di là di un doppio punto esclamativo. Molto probabilmente avranno domande immediate e dovresti essere pronto a fornire un contesto per evitare conclusioni indesiderate .
8. Quando la pianificazione è difficile
Dopo essere andato avanti e indietro più volte con l'assistente di un collega cercando di trovare una data e un'ora disponibili, alla fine l'ho chiamata. Ora non dovevo preoccuparmi che la fascia oraria sarebbe stata riempita nel momento in cui lei avesse letto la mia e-mail. Abbiamo solo parlato con i calendari alla mano e completato in cinque minuti ciò che ci aveva esasperato in tre giorni. Più tardi quel giorno ho visto uno dei miei amici buongustai trascorrere 20 minuti frustrati usando Open Table e alla fine gli ho suggerito di chiamare semplicemente il ristorante. In tre minuti aveva una prenotazione e un sorriso leggermente imbarazzato.
9. Quando c'è un accenno di rabbia, offesa o conflitto nello scambio
I messaggi scritti spesso possono essere presi nel modo sbagliato. Se vedi un messaggio che suggerisce qualsiasi tipo di problema, non lasciare che si inasprisca - o peggio, cerca di ripararlo - con una comunicazione più non emotiva. Prendi il telefono e risolvi il problema prima che vada fuori controllo.
10. Quando un tocco personale ne trarrà beneficio
Ogni volta che vuoi connetterti emotivamente con qualcuno e il faccia a faccia non è possibile, usa il telefono. Lascia che sentano la cura nella tua voce e l'apprezzamento nel tuo cuore.
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