'Ehi, domanda veloce...' 'Volevo solo fare il check-in...' 'Puoi confermare... ?'
Se sei come la maggior parte degli imprenditori, le richieste di posta elettronica come queste sono così comuni che a malapena le noti più. Risponderai rapidamente e tornerai al tuo compito, solo per ricevere un altro messaggio 'urgente' pochi minuti dopo. Mentre stai digitando una risposta, il telefono squilla. Quindi un dipendente si avvicina alla tua scrivania per fare una domanda.
Prima che tu te ne accorga, la giornata è finita e non hai fatto nulla. Ma non deve essere così. Tutto si riduce alla comprensione che ci sono pochi vitali e molti banali quando si tratta di compiti.
Probabilmente hai sentito parlare della regola 80-20: il concetto che pochi input sono responsabili della parte del leone degli output. Troppo spesso, le persone presumono che maggiore è l'input, maggiore è l'output, ma sorvolano sul punteggio di qualità.
Il risultato è un'equazione capovolta: spendono l'80% del loro tempo per spostare l'ago del 20%. Ma se misuri e analizzi gli output di ciascun input, puoi eliminarli tutti tranne quelli con il maggior potenziale.
Il mio investitore, Mark Cuban, vive e prospera secondo la regola 80-20. Anche se non pubblicizza specificamente il concetto, è ovvio nella sua pratica. Non usa il telefono, ma risponde personalmente a tutte le email. Tuttavia, questa pratica non è limitata ai giocatori potenti come Cuban. La regola 80-20 può aiutarti a trovare il successo all'avvio e più tempo libero.
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Ecco cinque modi per massimizzare i risultati nel minor tempo possibile:
1. Segui il tuo istinto.
Probabilmente hai una discreta intuizione su quale delle tue attività quotidiane soffoca la produttività. Individuali chiedendoti: 'Qual è la cosa più stupida su cui sto perdendo tempo?' Sarai sorpreso di quanto sia facile eliminare queste attività. Imposta i parametri per quando puoi svolgere queste attività (come rispondere alla tua email una volta al giorno) e alla fine potresti essere in grado di tagliarlo completamente fuori dalla tua giornata lavorativa.
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2. Abbraccia la gestione del laissez-faire.
La gestione da lontano è un compito difficile da padroneggiare, ma può fare la differenza. Quando sei assente, ti costringe a identificare le attività sacrificabili. Scoprirai che non importa se alcune cose non vengono fatte. D'altra parte, altre cose possono influenzare i tuoi profitti se lasciate incompiute. Una volta che hai capito come queste cose influenzano la tua attività, puoi raddoppiare ciò che conta e minimizzare sistematicamente - o addirittura eliminare - le attività che non lo fanno.
3. Impara a dire di no e dai un prezzo al tuo tempo.
Dillo con me ora: 'No.' Dire di no alla maggior parte delle cose ti aiuterà a concentrare i tuoi sforzi. Più successo ottieni, più il tuo tempo vale. Avrai un sacco di persone che ti chiederanno di prendere una tazza di caffè in modo che possano 'sceglierti il cervello'. È fantastico, ma devono sapere che il tuo tempo non è libero.
Crea un account su Chiarezza , un sito a pagamento per telefonate con esperti. Alcune persone fissano una tariffa di $ 1 al minuto, mentre altre fanno pagare $ 100 al minuto. Con un account Clarity, puoi reindirizzare naturalmente quei raccoglitori di cervelli per pianificare un orario che funzioni. Si renderanno conto che non stai dicendo 'no' ma che il tuo tempo è prezioso.
4. Master che interrompe l'interruzione.
Tim Ferriss ha coniato la frase 'interruzione dell'interruzione' nel suo libro La settimana lavorativa di 4 ore. L'idea è che se riesci a identificare le interruzioni, puoi interromperle sistematicamente tutte prima ti interrompe. Tecniche come il batching possono essere potenti. Invece di rispondere al telefono, controlla la segreteria due volte al giorno. Invece di aggiornare il tuo blog ogni giorno, pianifica una settimana di post in una volta sola.
5. Misura tutto.
Analizza meticolosamente i tuoi input e output. Cronometra i tuoi sforzi e documenta tutto. All'inizio potrebbe sembrare una perdita di tempo, ma una volta che vedrai quanto siano preziosi i dati sulle prestazioni per aumentare la produttività, inizierai a misurare tutto.
È facile farsi prendere dal panico quando vedi un elenco di e-mail non lette che si accumulano. Ma considerando ogni compito nel grande schema del tuo lavoro più ampio e fidandoti della tua intuizione su ciò che dovrebbe avere la priorità, puoi ridurre le attività che ti fanno perdere tempo e iniziare a sfruttare quel preziosissimo 20 percento.
