Il vincitore di ogni competizione aziendale è sempre colui che comunica in modo più chiaro. Che tu abbia a che fare con dipendenti, capi, colleghi o clienti, la tua capacità di ottenere ciò che desideri dipende da quanto bene parli e scrivi.
Con questo in mente, ecco cinque regole di base che si applicano alle comunicazioni uno-a-uno, uno-a-molti e molti-a-molti:
1. Conosci sempre il 'perché'.
Ogni volta che comunichi al lavoro, stai perdendo tempo ed energia se non conosci il motivo per cui la comunicazione sta avvenendo.
Prima di iniziare qualsiasi comunicazione, chiediti: 'Cosa sto cercando di ottenere?' Anche le chiacchiere dovrebbero avere uno scopo, anche solo per creare cameratismo.
Se qualcun altro sta avviando la conversazione, chiediti: 'Perché questa conversazione ha luogo?' Se la risposta non è ovvia, guida il dialogo al 'perché'.
Comprendere e concentrarsi sul 'perché' consente di evitare problemi secondari e topi che potrebbero altrimenti oscurare la situazione.
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2. Comunicare le emozioni di persona.
Qualsiasi comunicazione ad alto contenuto emotivo dovrebbe essere consegnata di persona (se possibile e pratica) o per telefono e teleconferenza (se non lo è).
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Ad esempio, se hai ottime notizie che stimoleranno tutti, sarà più efficace e creerà più energia positiva se le comunicherai di persona.
Una riunione di gruppo per annunciare una grande vittoria nelle vendite, ad esempio, è come una celebrazione istantanea. Al contrario, un'e-mail che annuncia la stessa vittoria sembra un po' un ripensamento.
Allo stesso modo, se hai cattive notizie o critiche, saranno meglio ricevute e più probabilmente utili, se consegnate di persona. Se usi la posta elettronica, sembrerà che non ti interessi o che tu sia un codardo.
3. Comunicare i fatti via e-mail.
Qualsiasi comunicazione che sia principalmente di fatto dovrebbe essere comunicata per iscritto per due importanti motivi:
Le persone conservano solo una piccola percentuale di fatti quando vengono comunicati verbalmente. Pertanto, avere una registrazione scritta di tali fatti aiuta a garantire che non si perdano quando è il momento di prendere decisioni.
Come ho sottolineato in 'Perché non dovresti mai tenere riunioni di aggiornamento', comunicare i fatti verbalmente a grandi gruppi è estremamente inefficiente. È molto meglio usare la posta elettronica per aggiornare tutti e poi discutere di ciò che deve ancora essere realizzato.
4. Ascolta più di quanto parli.
Generalmente, questa regola si applica alle conversazioni di persona, ma si applica anche alle e-mail e ai post sui social media. Forse 'è meglio ricevere che dare' sarebbe un modo migliore per dirlo.
In ogni caso, è quasi sempre una cattiva idea cercare di dominare qualsiasi conversazione o comunicazione, perché se stai parlando a motore (o inviando mail), non stai imparando nulla.
Inoltre, quando sei concentrato sul tuo output, stai facendo la comunicazione interamente su di te. Come spiego in 'Come avere una conversazione significativa', nelle situazioni lavorative, la comunicazione non riguarda mai te. Riguarda sempre l'altra persona.
5. Semplifica i tuoi messaggi.
Tutti nel mondo degli affari di oggi soffrono di un enorme sovraccarico di informazioni, che crea confusione e stress apparentemente senza fine.
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Se vuoi tagliare il rumore, devi rendere il tuo messaggio il più semplice e facile da digerire possibile. I miei post '5 app gratuite che ti fanno sembrare intelligente' e '8 abitudini di conversazione che uccidono la credibilità' spiegano come affinare meglio i tuoi messaggi.
