Sondaggio, dopo sondaggio, dopo sondaggio d'accordo: le riunioni sono un'orrenda perdita di tempo e tutti le odiano.
Ma se ogni anima vivente nel tuo ufficio geme quando arriva un nuovo invito a una riunione, perché trascorri ancora una parte significativa della tua settimana seduto nelle sale riunioni?
Parte della risposta sono probabilmente pratiche di riunione inefficienti. Alcuni dei problemi potrebbero essere alleviati imparando a gestire una riunione veloce e produttiva. Ma alcuni di questi incontri sono irreparabili e semplicemente non dovrebbero accadere, almeno per te.
Quest'ultimo tipo di incontro non può essere risolto con una logistica migliore. Devono semplicemente essere eliminati dal tuo programma. Ed è qui che ti imbatti in un'altra grande ragione per la persistenza di incontrare bloat: è difficile dire di no a loro. Se l'invito proviene dal tuo capo, non vorrai insultare l'utilità della riunione. Lo stesso vale per un collega e i clienti possono essere i più difficili da allontanare di tutti.
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Ma non disperate, è possibile uscire educatamente dalle riunioni senza offendere nessuno o sembrare pigri. Di recente su HBR, Liane Davey, co-fondatrice di 3COze, ha offerto suggerimenti specifici basati su problemi comuni di riunione .
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1. Quando non sei pronto per l'incontro
Non perché sei un fannullone, ovviamente, ma perché il team non ha avuto abbastanza tempo per ricercare, pensare, prepararsi, ecc. sugli argomenti da discutere. In questo caso, Davey suggerisce di provare a posticipare l'incontro usando un linguaggio del tipo: 'Questo è un argomento interessante. Sulla base delle nostre priorità dell'anno in corso, non sono sicuro che siamo ancora pronti per una conversazione produttiva. Sarebbe possibile rinviare questo incontro e lasciare che il gruppo di lavoro faccia un po' più di progressi prima di incontrarci?'
2. Quando è necessario mancano le persone
A volte puoi individuare un incontro che fa perdere tempo a un miglio di distanza. Ad esempio, quando tutte le parti interessate necessarie per prendere una decisione non saranno presenti, sai che sicuramente non te ne andrai con le azioni in mano.
Evidenzia il problema all'invitante dicendo qualcosa del genere: 'Non vedo l'ora di prendere alcune decisioni su questo problema. Dall'invito alla riunione, non sembra che Production [o chiunque] sia coinvolto. Vorrei aspettare che qualcuno della Produzione sia disposto a unirsi. Altrimenti non saremo in grado di prendere alcuna decisione'.
3. Quando sei la persona sbagliata per contribuire
A volte il problema non è qualcosa di inerente all'incontro pianificato: sei tu. Semplicemente non ne sai abbastanza o non sei coinvolto nella questione nel modo giusto per contribuire utilmente. Davey offre questo script di esempio per queste situazioni: 'Sono lusingato che tu sia interessato al mio contributo. Non credo di essere il più qualificato su questo argomento. Ho fatto un po' di ricerche e sembra che Pat avrebbe avuto il contesto necessario. Ti farebbe comodo invitare Pat piuttosto che me?' (Scusa, Pat.)
In alternativa, puoi eliminare la responsabilità di occuparti di un subordinato o del tuo capo. Nel post completo , Davey offre un linguaggio suggerito anche per questi casi.
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4. Quando il tempismo è estremamente scomodo
In altri casi ancora, l'incontro è ben organizzato e puoi contribuire, ma il tempismo dell'incontro è semplicemente orribile per la tua produttività. Sei bloccato? No, dice Davey, che suggerisce di rinunciare, ma 'prendetevi qualche minuto per mettere insieme alcune note e per informare il presidente o un partecipante adatto'.
Rispondendo all'invito, offre questo linguaggio suggerito: 'Questa sarà una discussione importante. Non sono in grado di partecipare, ma troverò un po' di tempo per condividere i miei pensieri in modo che tu possa includerli nella discussione.'
5. Quando la maggior parte dell'incontro è irrilevante per te
Che ne dici se solo uno dei cinque o dieci punti all'ordine del giorno di una riunione imminente è rilevante per te? Non limitarti a stare lì a giocherellare con i pollici per l'80% della discussione, consiglia Davey. Invece, chiarisci che te ne andrai presto, rispondendo all'invito in questo modo: 'Sarebbe possibile coprire la discussione sul rebranding come primo punto all'ordine del giorno? Non posso restare per l'intero incontro, ma mi piacerebbe davvero contribuire a quello.'
Naturalmente, dire di no non è solo difficile quando si tratta di riunioni. È probabile che ti imbatterai nello stesso problema di richieste mal concepite o mal indirizzate anche in altre aree della tua vita lavorativa. Per fortuna, ci sono ugualmente buoni consigli là fuori sul modo esatto per dire di no anche ad altre comuni richieste d'ufficio.
