Con tutto il rispetto per la messaggistica e i social network, l'e-mail rimane la forma chiave di comunicazione aziendale. È noto per fare o rompere accordi. Spesso, non è il contenuto dell'e-mail, ma piuttosto l'etichetta del mittente (o la sua mancanza).
Quando utilizziamo la posta elettronica così spesso durante la nostra vita lavorativa, a volte trascuriamo le regole di base della comunicazione: essere educati, rivolgersi alle persone in modo appropriato, rispondere in modo tempestivo e altro ancora.
BCC è l'esempio perfetto di come la posta elettronica può essere utilizzata in modo efficace o completamente abusata. Quando usiamo BCC, pensiamo anche a cosa stiamo facendo e come può potenzialmente ritorcersi contro?
Mi è successo più di una volta. Per risparmiarti un serio imbarazzo, vorrei affrontare il problema qui e ora.
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Ci sono solo due situazioni per la BCC.
Innanzitutto, email di massa. Raramente sono giustificati.
Se hai bisogno di inviarne uno, ad esempio hai una newsletter o stai inviando un invito al bar mitzvah di tuo figlio, lasciare che tutti vedano l'indirizzo e-mail di ogni destinatario è un enorme no-no. Usa BCC.
Come scrittore online, ricevo spesso proposte nella mia casella di posta, che vengono inviate a centinaia (se non migliaia) di blogger e giornalisti. Se sei una persona di pubbliche relazioni, presta attenzione: questo non è il modo di fare pubbliche relazioni, nemmeno vicino. Se, per qualsiasi motivo, ritieni che l'e-mail sia una buona idea, usa BCC. Nessun giornalista vuole che la sua e-mail venga data a centinaia di altre persone che non conosce.
Se non usi BCC in questo scenario, puoi aspettarti di essere inserito nella lista nera da un sacco di giornalisti. O membri della famiglia che non sono d'accordo con la tua lista di invitati al bar mitzvah.
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In secondo luogo, devi assolutamente usare BCC quando qualcuno ti presenta qualcun altro. La persona che ha creato l'introduzione ha fatto una cosa carina e non dovrebbe soffrire per ogni risposta a quell'e-mail originale.
Mettendo in Ccn quella persona, la rilasci così dalle email che seguiranno. È una cortesia comune e dovrebbe essere inviata 1-2 e-mail dopo la loro introduzione.
Oltre a ciò, non lasciare mai che gli altri origliano usando BCC.
In ogni altro caso, quando invii un'email a qualcuno e BCC a qualcun altro, sei disonesto, che ti piaccia o no.
Stai inviando un'e-mail alla persona X e, a sua insaputa, lasci che la persona Y origli la tua conversazione. La persona X non ha idea che qualcun altro stia leggendo questa email, quando in realtà l'hai inviata segretamente anche a qualcun altro.
Forse questo suona come un piccolo problema. Non è.
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Negli affari, integrità e trasparenza sono le tue caratteristiche più importanti. Se sei il tipo di persone BCC su tutte le tue e-mail, non sei il tipo di persona con cui voglio fare affari.
Quando le persone mi inviano messaggi di posta elettronica in Ccn, rispondo immediatamente e dico loro di non utilizzare mai più Ccn in questo modo.
Il che mi porta al punto successivo: i pericoli della BCC.
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BCC può portare a una situazione seriamente imbarazzante.
Una volta ho mandato un'e-mail a un dirigente di altissimo livello di Google per consigliare un amico per un lavoro. Ho commesso l'errore di inserire in BCC quell'amico per fargli sapere che stavo inviando quell'e-mail.
Indovina cosa ha fatto il mio amico? Ha accidentalmente risposto a tutti, dicendo: 'Grazie'. Ciò significava che il dirigente ha ricevuto un'e-mail di ringraziamento da qualcuno che non aveva nemmeno realizzato fosse sul thread in primo luogo.
Chi ha finito per sembrare davvero cattivo? Me. Chi non ha ottenuto il lavoro? Il mio amico.
Se proprio devi, usa il pulsante Avanti.
Se ritieni che l'e-mail che hai inviato debba essere assolutamente vista da qualcun altro oltre al destinatario, inoltrala dopo averla inviata. È leggermente migliore rispetto all'utilizzo di BCC. Comunque non lo consiglio ancora.
Inoltrando, eviti il rischio di Rispondi a tutti, ma non è una mossa più onesta. Stai ancora condividendo email private senza che una delle parti del thread lo sappia.
L'etica degli affari è tutto. Cominciano dal modo in cui comunichiamo. Sii il tipo di persona con cui vorresti lavorare, non il tipo di persona che ti fa sudare con ogni email.
