Uno dei miei problemi preferiti è quando gli altri mi fanno perdere tempo. È sempre stato un punto dolente per me. Quando ci pensi davvero, però, ha senso. Il tempo è il regalo più prezioso che puoi fare a qualcuno. È un pezzo della tua vita che non potrai mai riavere indietro, quindi quando le persone non lo apprezzano, il ragazzo fa male.
Alcune persone possono avere paura di farti arrabbiare, ferire i tuoi sentimenti o potrebbero essere troppo deboli per essere onesti. Devi essere tu a fare il check-in con loro per assicurarti che siano puntuali e presenti. Potresti pensare: 'No, se non si fanno vedere è una loro perdita e io non sono la loro babysitter'. Se vuoi guidare con il tuo ego, va bene. Sfortunatamente, un aumento dell'ego non ti salverà dal sprecare un'ora della tua giornata aspettando qualcuno che non si presenta, l'unica persona che ci perde in quella situazione sei tu.
Quando assumevo i primi dipendenti per il mio marchio di costumi da bagno Bikini Luxe, organizzavo incontri individuali in una caffetteria locale per ogni colloquio programmato. Mi piaceva farlo perché era un ambiente confortevole e mi dava il tempo di incontrare le persone individualmente. Quello che ho imparato rapidamente è che alcune persone non solo non si sono presentate, ma non hanno nemmeno avuto il coraggio di annullare l'intervista che avevano programmato pochi giorni prima se fosse successo qualcos'altro.
Nel corso del tempo, ho imparato che dovevo non solo confermare, ma anche comunicare con loro il giorno per assicurarmi che si sarebbero presentati. Non ero così disperato che quella persona si mostrasse, ma ero deciso a salvarmi dallo spreco di ore della mia giornata. Essere alzati in piedi fa schifo, ma è ancora più doloroso quando hai un piatto traboccante di responsabilità e sei invece impegnato ad aspettare qualcuno che non si farà nemmeno vedere.
Ecco come puoi addestrare gli altri a non perdere tempo:
Utilizzare un servizio per programmare e ricordare loro l'incontro.
Ci sono un certo numero di app e servizi che offrono una sorta di funzione di pianificazione, tuttavia ne avevo usato uno in particolare in passato quando prenotavo gli slot per le registrazioni dei podcast e pensavo che potesse essere ottimo per pianificare le interviste.
L'invio di e-mail avanti e indietro può essere caotico, quindi ho iniziato a utilizzare Calendly per aprire il mio programma per dare il dono della scelta. Quando qualcuno è autorizzato a stabilire il proprio tempo, è più propenso a essere presente perché è conveniente per loro. Mi piace anche il fatto che invii un'e-mail di promemoria se scegli di attivare la funzione, che ricorderà alla persona con cui stai incontrando l'ora e la data prenotata. Gli appuntamenti si sincronizzano automaticamente con il mio calendario, così ho tutti i dettagli sul mio telefono, il che è utile per tenere traccia della mia giornata.
Invia loro un messaggio la mattina di per riconfermare.
Per qualsiasi ragione, anche dopo tutto ciò, alcune persone erano ancora un no show. Quindi, ho iniziato ad aggiungere un altro livello di difesa che è un testo mattutino per chiarire le mie aspettative su di loro per la giornata. Potrei dire qualcosa del tipo: 'Ehi Jane Doe, stai solo controllando se siamo ancora attivi per le 15:00 di oggi da Starbucks?'
Ciò che fa è aprire la porta a qualcuno che è troppo timido per tirarsi indietro all'ultimo minuto per comunicare correttamente che dovrà effettivamente annullare. Questo testo rapido richiede pochi secondi per l'invio, ma potrebbe evitarti di impegnarti in una riunione in cui perderai tempo invece di essere produttivo al lavoro.
Questo a volte diventa un po' complicato, cosa succede se hanno confermato via e-mail ma non rispondono al messaggio di follow-up? Ho scoperto che se non rispondono, soprattutto nel giro di poche ore, probabilmente non si presentano. Fortunatamente per me, lavoravo molto vicino alla caffetteria, quindi stavo semplicemente in ufficio, e se finivano per farsi vedere e chiedere dove fossi, correvo da loro e li incontravo. Questo in realtà non è mai successo, quindi mi azzarderei a dire che se non rispondono al tuo testo di conferma, non dovresti pianificare di incontrarli più tardi nel corso della giornata.
Il tempo è davvero il miglior regalo che puoi fare a qualcuno. Sei l'unica persona che terrà d'occhio come viene speso e se ne trarrai il massimo valore. Prendendo alcune semplici precauzioni puoi impedire agli altri di sprecare il tuo tempo e continuare a essere produttivo e felice per tutta la giornata. Ricorda, non sarai mai più giovane di quanto sei in questo preciso momento, sfruttalo al meglio.
