Ci sono poche cose più fastidiose di una cattiva grammatica nelle e-mail di lavoro! Il Wall Street Journal ha recentemente pubblicato un articolo sulla tirannia del punto esclamativo in ufficio, e ragazzi, ho avuto una reazione! Odio quando le persone usano troppi punti esclamativi! Poi sento la pressione di usarne un sacco nella mia risposta, e odio anche questo! Tutto ciò è una violazione delle migliori pratiche grammaticali!
Che tu sia eccessivamente emotivo o che tu abbia il ghiaccio nelle vene, la grammatica delle email di lavoro è importante. Vuoi sembrare professionale e assicurarti che il tuo messaggio sia chiaro. L'atteggiamento è particolarmente difficile da esprimere e valutare via e-mail. Sfortunatamente, l'uso dei punti esclamativi è diventato la cosa nuova da analizzare eccessivamente e di cui preoccuparsi. Esatto, punti esclamativi! Sembra sciocco, ma è la realtà. Le sfumature ti faranno girare la testa. 'Non ha usato un punto esclamativo nella sua risposta! È arrabbiato con me? La mia idea puzza? È dispiaciuto per qualcos'altro e sta concentrando la sua rabbia qui? Devo seguire? Potrebbe comportarsi... normalmente?'
Come molti altri, anch'io vorrei che ci fosse una via di mezzo tra un punto e un punto esclamativo. Ma dal momento che gli dei della grammatica probabilmente non stanno per inventare un nuovo segno di punteggiatura, smetti del tutto di usare i punti esclamativi. Ecco il perché e il come per liberarti dalla prigione delle frasi esclamative:
I perché:
1. È inefficiente.
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La punteggiatura alla fine di una frase non deve essere complicata. La stragrande maggioranza delle tue frasi legate al lavoro termina correttamente con un punto. Se solo lo usassi e andassi avanti, a quest'ora avresti potuto rispondere ad altre due e-mail. Se sei sopraffatto dalla quantità di email che ricevi, questo è un posto facile per recuperare un po' di tempo. Aiuterai anche altre persone a essere più efficienti. Non usando spesso i punti esclamativi, consenti loro di concentrarsi sul messaggio, piuttosto che interrogarsi sul tuo tono.
2. Hanno bisogno di sapere quando lo intendi.
Come molte altre cose, i punti esclamativi perdono il loro impatto se vengono abusati. Questo è esattamente il modo in cui è iniziato questo problema: più punti esclamativi sono diventati una nuova normalità e hanno distorto lo standard che le persone si aspettano. Essere 'calmi' nella punteggiatura non significa essere bruschi, significa solo che stai scrivendo correttamente. Per rafforzare questa idea, è più facile non iniziare mai con l'uso troppo zelante dei punti esclamativi. Ahimè, alcuni sono già troppo lontani per essere salvati.
3. È liberatorio.
Per quanto sciocco possa sembrare, preoccuparsi della punteggiatura è un fardello emotivo, sia per te che per il tuo lettore. Non deve essere così. Se usi i punti esclamativi solo quando stai effettivamente esclamando qualcosa, non dovrai preoccuparti tanto di come ti imbatti nelle email. Hai un sacco di cose reali di cui preoccuparti, quindi liberati da questa inutile ansia.
I come:
1. Sii coerente.
Fin dall'inizio, usa le esclamazioni con parsimonia. Ciò che si nota è il cambiamento nella velocità di utilizzo. Quindi, se non usi molte esclamazioni dall'inizio, hai creato un solido precedente. Nessuno si chiederà del tuo cambiamento nelle emozioni se parli sempre allo stesso modo. Se sei già un abusatore seriale del punto esclamativo, lascia perdere. Potrebbe esserci un breve periodo di imbarazzo, ma le persone si adatteranno rapidamente.
2. Usa sempre la grammatica corretta.
Dovresti farlo comunque, ma vale la pena ripeterlo: usa sempre la grammatica corretta nelle e-mail di lavoro. È più professionale e dimostra rispetto per il tempo degli altri. Una corretta grammatica migliora anche la chiarezza, in modo che tutti ricevano il messaggio esattamente come lo intendevi. L'uso di una grammatica corretta farà sembrare il tuo scarso uso dei punti esclamativi in linea con il tuo tono normale.
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3. Non sostituire un problema con un altro.
Se devi smettere di usare così tanti punti esclamativi, non compensare sostituendo una faccina sorridente o un'altra emoji. Stai solo creando la stessa aspettativa tramite un altro meccanismo. Resisti alla tentazione di 'ammorbidire' il ciclo con una faccia ammiccante. Dì solo quello che intendi e finiscila.
4. Mostra gratitudine a voce.
Nella maggior parte dei casi, l'e-mail non è l'unica forma di comunicazione tra soci d'affari. Cogli queste opportunità telefoniche e di persona per esprimere gratitudine per il loro lavoro. Questo è particolarmente efficace se lo fai di fronte ad altre persone. Li rassicurerà che un effetto e-mail piatto non si traduce in rabbia.
